Cuando se organiza un evento, siempre, sea el que sea, tenemos que tener en cuenta que se van a presentar imprevistos. Sobre todo cuando se trata de una boda, un evento organizado y esperado con mucha ilusión. En nuestra cabeza hemos recreado ese día perfecto tantas veces, que en ocasiones nos olvidamos que la realidad es diferente, y a lo largo de la celebración, durante la organización o, incluso, en los días previos al acontecimiento, pueden suceder cosas, que hagan que nuestros planes o parte de ellos se vean truncados.
Por todos estos motivos, es importante ser realistas, conscientes y, por supuesto, tener un plan B. En este artículo quiero daros algunas recomendaciones, ideas y consejos para poder organizar un plan B a la altura del plan A.
Consejos para tener un plan B el día de tu boda
Lo cierto es, que en Un Mundo de Eventos, saben mucho de estas cosas. Por ello, me he guiado por su experiencia en organización de eventos nupciales para darte ahora yo estas recomendaciones.
Alternativas de última hora para ceremonias al aire libre.
Si sueñas con una ceremonia al aire libre (que son maravillosas), pregunta siempre al espacio donde vas a hacerlo por un plan B. ¿Qué pasa si llueve o si hay mucho viento? Mira la posibilidad de estar en alguna sala interior o de colocar alguna carpa.
Si se va a instalar una carpa, infórmate muy bien de dónde van a ponerla. En el caso de que la instalen en un sitio donde haya césped, asegúrate de que se pone una tarima. De lo contrario, el suelo quedará totalmente embarrado.
El error de no contratar un fotógrafo profesional
Una de las cosas más maravillosas de una boda es ver las fotos de ese día tan mágico. Esos gestos cómplices, miradas y amor entre la pareja, lo bien que lo pasaron los invitados… Momentos emocionantes y únicos, que todo el mundo desea guardar para poder disfrutarlos en el futuro y con los que recordar un día tan feliz. Sin embargo, algunos novios deciden no contratar a un fotógrafo profesional, con motivo de optimizar presupuestos, encargando dicha función a los amigos y familiares.
Lo cierto es, que esto en la mayoría de los casos, no es una buena idea. En las bodas se producen momentos mágicos, que muchas veces pasan desapercibidos ante nosotros y sobretodo para los invitados, pero que podemos tener para siempre, ya que los fotógrafos son expertos y profesionales en captar esos momentos con su cámara.
Debemos dejar que los invitados sea, eso. Invitados, que han venido a vuestra boda a disfrutarla, por lo que no va a poder estar continuamente haciendo fotos. Un fotógrafo profesional está unas 12 horas de media haciendo fotos prácticamente sin parar. Tiene un buen equipo, sabe cómo hacer las fotos, regular o utilizar la luz correcta, etc. Además, también dispone de plan B. Porque…¿qué ocurre si la cámara se estropea, la batería falla o hay cualquier imprevisto con el equipo?
Si solo dispone de una cámara, ¡No podría seguir haciendo fotos! y os quedaríais sin ellas. Eso sería un auténtico desastre. Por eso cuenta con más de una cámara, más de una batería, cargadores y con utensilios dentro de su equipo que os salvarán la vida. Ellos saben cómo captar momentos únicos, miradas cargadas de emoción, …Consiguen recoger situaciones que, siempre que volvemos a mirar las fotos, hacen que se nos ericen la piel recordando ese momento o sintiendo la carga emocional que nos transmite.
No tener una buena planificación el día de la boda
La planificación es completamente esencial. Siempre hay que elaborar un calendario. Primero porque es imprescindible, si contratamos una wedding planner y segundo porque, de esta forma podrás ver en el tiempo todo lo que hay que hacer y organizar, con qué antelación se ha de hacer y en qué fecha ha de estar terminado.
Para ello, coge un calendario y ponte al lado la check list con todas las tareas que hay que llevar a cabo, apuntando cuándo hacer las tareas y cuándo han de estar acabadas. Google Calendar te será muy útil como herramienta. Como lo puedes sincronizar en el móvil, te resultará muy cómodo.
¡Un consejo muy importante! Evita tener que hacer cosas la semana de la boda. Generalmente, casi todo el mundo se casa el viernes, sábado o domingo. Si no tenéis más remedio, terminad los últimos preparativos entre el lunes y martes de esa misma semana. El resto de los días, dedicadlos a soñar, a pasar tiempo junt@s y sobretodo a descansar.
Es inevitable estar nervios@, sí. Pero una cosa es tener nervios viendo cómo se aproxima el gran día y las ganas que tenéis de que llegue, y otra muy distinta es estar estresado con un montón de cosas todavía por hacer. Los dos días antes, sobretodo las novias, han de hacerse varios tratamientos en la piel para estar perfectas y radiantes. La pareja ha de estar bien descansada para disfrutar de ese día tan mágico al 100%.
Cometer el error de no elaborar un timming o hacer uno poco preciso
El timming podría formar parte de la planificación de la boda, pero en realidad son cosas distintas. La planificación es tener en cuenta todo lo que hay que hacer y marcarse fechas para hacerlo y tenerlo terminado. Mientras, que el timming sirve sólo para el día de la boda. Es como se va a desarrollar:
- A qué hora llega el o la estilista para la novia
- A qué hora llega el fotógrafo
- Cuándo llegan los invitados
- A qué hora empieza la ceremonia
- Cuándo empieza el aperitivo…
Es muy importante tener todo esto bien detallado y dar margen entre una cosa y otra. En todos los eventos hay pequeños retrasos por multitud de razones y una boda no es menos. Pensar con antelación en el timming y dar un margen adecuado entre un punto y otro es básico para que vosotr@s estéis tranquilos y vuestros invitados también. Por ejemplo, si los invitados llegan a las 11:00. Quien se encargue de recibirlos, que esté media hora antes, porque siempre hay gente muy puntual. Y precisamente porque también hay gente muy impuntual, pide a los invitados que lleguen a las 10:30, si la ceremonia empieza a las 11:30. Pero piensas ,que con que lleguen media hora antes es más que suficiente, pide una hora.
Quizá tengas establecido que la ceremonia durará 45 minutos. Cuenta que dure una hora. Quiźas la persona encargada de los anillos no los encuentra en ese momento por los nervios, alguien que lea no pueda por la emoción… Sí, hay que seguir un guión, pero no nos pasemos. Dejemos que todo fluya sin prisas ni agobios, y sobretodo saboreemos el momento. Si cuentas que la ceremonia durará 15 minutos más de lo establecido y que la recepción también empezará 15 minutos más tarde, tendrás una media hora de margen entre una cosa y otra que te va a venir de perlas.
Haz lo mismo con todos los puntos de la boda, es decir con todo lo que vaya a ocurrir. Deja un margen de 15 o 20 minutos mínimo (mejor 30 si es posible), y así, aunque hayan pequeños retrasos, iréis bien de tiempo.
No dejar tiempo suficiente entre la ceremonia y la recepción
Esto forma parte del timming, pero es importante hacer especial hincapié. La recepción es aquello que va entre el final de la ceremonia y el comienzo del aperitivo. Una vez que la ceremonia finaliza, todos vuestros invitados querrán saludaros y felicitaros. Seguro que vosotros también estáis deseando verlos.
Contra de correr el día de la boda no es aconsejable. Hay que disfrutarla y es muy triste si tienes que estar corriendo para llegar a todo. Esto es algo que una wedding planner con experiencia aconsejará siempre para que mis parejas estén tranquilas y disfruten de verdad de su día. Así que, ya sea que la ceremonia y el banquete se celebren en lugares distintos o en el mismo, deja un tiempo suficiente para que podáis pasar un tiempo, aunque sea pequeño, con cada uno de los invitados antes de empezar el aperitivo.
No contratar proveedores profesionales es un error
Antes he hablado de contratar un@ fotógraf@ profesional, pero éste no es el único proveedor profesional que tenéis que contratar para vuestra boda. Para que todo en vuestra boda vaya bien, es esencial contar con buenos profesionales.
De acuerdo, todo el mundo tiene un comienzo y puede ser que esa empresa o persona que pensáis contratar tenga poca experiencia. Quizá incluso sea su primera boda. Si esa persona es realmente profesional, no notaréis que es su primera boda. Primero será completamente sincer@ con vosotr@s, os explicará bien las características del servicio o producto que os va a ofrecer o vender y además hará un contrato en el que se especificará bien todo, para que tanto él (o ella) como vosotr@s estéis bien cubiertos.
Una boda conlleva mucho gasto y se intenta todo lo posible para ahorrar dinero. Pero os aconsejo que sospechéis mucho cuando un proveedor es demasiado barato. Por ejemplo, el menú medio de una boda, que se compone de aperitivo, entrante, plato principal y postre, además de la tarta nupcial, está entre los 80 y los 100 € por persona. Si encontráis uno mucho más barato, comprobad los platos que se ofrecen, la calidad de los mismos y qué no se ofrece en éste que en los demás menús sí se hace.
A veces puede parecer que ciertos servicios son muy caros, pero generalmente es porque hay un buen trabajo y una buena calidad detrás. Ya sabéis que a veces lo barato sale caro. No os la juguéis con un día tan importante, como lo es vuestra boda y contratad buenos profesionales.
El peor error de todos: no disfrutar del día de tu boda
Éste es el error más imperdonable de todos. Sea como sea vuestra boda, NUNCA podéis permitiros no disfrutarla. Porque entonces, ¿para qué estar tantos meses planificando y organizando? Pensad primero en vosotros. En lo que queréis hacer y cómo os apetece que sea. Está bien que penséis en el bienestar de vuestros invitados, pero si estáis demasiado pendientes de ellos, no disfrutaréis nada.
En cambio, si os dedicáis a disfrutar de verdad, los vuestros lo pasarán en grande, porque les contagiaréis vuestra felicidad. Seguramente no salga todo PERFECTO. Básicamente porque la perfección no existe. No te pongas unas expectativas tan altas. Sé un poquito flexible. Permite que se cometan pequeños fallitos que nadie va a notar, salvo tú. Olvídate de todo. Solo pásalo en grande junto a tu pareja, tu familia y amigos. Por eso es muy importante contratar un servicio de coordinación.
Aunque la boda la hayáis organizado vosotr@s porque os hacía mucha ilusión y además teníais tiempo para poder hacerlo, contratad a un o una wedding planner que se encargue de que todo vaya como la seda el día de vuestra boda. Si no, os pasaréis más tiempo pendientes de a qué hora llega el fotógrafo, de cuándo empieza tal cosa o la otra, de si la decoración está montada tal y como queréis, etc, que de lo que verdad importa: vosotr@s y vuestros invitados.
No controlar el presupuesto de la boda
Igual que planificas todas las tareas que se han de hacer para la boda y cuándo se han de tener listas, es básico que controles también cuánto se va a gastar. Controlar el presupuesto es imprescindible para no tener sustos.
Hoy en día contamos con multitud de aplicaciones y herramientas que te van a facilitar mucho esta tarea. Pero siempre puedes contar con un excel, tan socorrido para todo. Anota en una columna todas las partidas:
- Menú
- Vestido
- Decoración
- Detalles para los invitados
- Etc.
Al lado apunta cuánto es lo que tenéis previsto gastar en cada partida. Pon siempre importe máximo. Y al lado de esta columna, crea otra donde vayas apuntando lo que realmente os cuesta cada cosa. De esta manera podrás ver qué habíais previsto y qué os habéis gastado en realidad, y podréis ir corrigiendo el resto de partidas. Quizá os paséis con alguna, entonces deberéis reducir en otras menos importantes. Si no lleváis bajo control el presupuesto de vuestra boda, no sabréis cuánto estáis gastando y es muy posible que acabéis pagando mucho más de lo que teníais previsto inicialmente.
Cometer el error de pensar que lo puedes hacer todo tú sol@
Esto es otro error muy común. Estás acostumbrad@ a organizar las cosas tú mism@ y temes delegar en otras personas porque no sabrán hacerlo tan bien o exactamente como tú quieres. Pero no puedes organizar una boda tu sol@. Para empezar, no te casas contigo mism@, ¿verdad? Te casas con tu pareja, esa persona a la que quieres con locura y con la que quieres pasar el resto de tu vida. Cuenta con él o ella. Aunque en un principio demuestre poco interés por los preparativos, seguro que si le involucras, se sentirá con ganas de participar más.
Dividíos las tareas y después repasad impresiones e intercambiad opiniones. También es básico que te dejes asesorar por los proveedores que has elegido para la boda. Son expertos, conocen bien el sector y os aconsejarán de qué es lo mejor para vosotros en cada una de las cuestiones que surjan.
Por otra parte, casi siempre solemos contar con las madres (qué haríamos sin ellas….), hermanas, amigas, etc. Esto está bien, pero no las carguemos a ellas de responsabilidades. Simplemente que os ayuden en alguna cosa si las necesitáis. Lo mejor siempre es contar con ayuda profesional. Todos estaréis más tranquilos. Ya tenemos bastante con el trabajo y todas las responsabilidades del día a día. Y no olvidéis que ellas también quieren disfrutar a tope del día B.
No hacer pruebas de los diferentes menús
Siempre que se contrata un menú para cualquier evento, ya sea en un restaurante o a través de un catering, hay hacer una prueba. Todas las empresas que dan estos servicios ofrecen siempre una prueba de menú, así como de los vinos y cavas que se van a servir en la comida o la cena.
Os pueden prometer una calidad muy buena y unos platos muy bien presentados, pero no tenéis manera de saberlo hasta el día del evento. ¿Y si la calidad del servicio y de la comida no es tan buena como os dicen? De esta manera, podréis probar aquello que os llama la atención, pero no sabéis si os gustará o no. Además, no solo probaréis la comida, sino que veréis cuál es su manera de trabajar, cuánto tardan en servir los platos y si conocen bien la información de cada uno de ellos: cómo está elaborado, qué ingredientes tiene, si puede contener algo que dé problemas a gente alérgica o con intolerancias alimentarias. No olvidéis preguntar a vuestro proveedor de catering qué menús tienen disponibles para personas con alergias o intolerancias alimenticias. Pregunta a tus invitados y asegúrate bien de quién tiene problemas y con qué alimentos para trasladarlo a vuestro proveedor. También interésate por aquellos que han elegido otras opciones de alimentación, como son los vegetarianos y veganos.
Pues bien, hasta aquí los 10 errores que no debes cometer nunca en la organización de vuestra boda. Quizás ya hayas cometido alguno de ellos, pero no te preocupes. Aún estás a tiempo de arreglarlos. Además, cómo ibas a saber tú todo esto. Si de momento no has cometido ninguno de estos errores, ¡felicidades! vas por el buen camino.
Y es que, ¿qué hay mejor que organizar la boda de tus sueños al lado del amor de tu vida? Así que no te olvides de contar un plan B para tu boda por todo aquello que pueda pasar. Y si tienes además un plan C, mucho mejor.